Grupos

• O que é?
• Estrutura do menu grupos
• Cadastros
• Visualização de informações do grupo
• Vinculação de linhas telefônicas ao grupo
• Gestão de usuários do grupo

O que é?

O menu Grupos do sistema Gesfone tem como finalidade organizar e agrupar linhas telefônicas para fins de:

• Gestão de telefonia

• Rateio de custos

• Organização por centros de custo, unidades, setores, status ou outros critérios

• Envio automatizado de faturas e relatórios para os gestores de grupos

• Controle de responsáveis e gestores

Esse cadastro é essencial para o correto funcionamento dos relatórios financeiros e do envio de informações por e-mail.

 

Estrutura do menu grupos

O menu é composto por dois níveis principais:

• Tipos de Grupos - Representam as categorias de agrupamento, como Centro de Custo, Setor, Filial, entre outras.

• Grupos - Correspondem aos registros associados a um Tipo de Grupo específico, como o número do centro de custo, os setores cadastrados ou o número da filial.

Cada grupo obrigatoriamente pertence a um tipo.

Cadastros

Cadastro de tipo de grupo

Menu Grupos > “Tipos de Grupo”

Clique em “Inserir” > Informe o nome do tipo de grupo Exemplo: Centro de Custo

Salve o cadastro em “Salvar alterações”

Após esse passo, o novo tipo ficará disponível para uso no cadastro de grupos.

Cadastro de grupos

Menu Grupos > Clique em Inserir

Preencha os campos:

• Nome do grupo - Exemplo: Centro de Custo 05

• Código - Exemplo: 005

• Tipo de grupo - Exemplo: Centro de Custo

• Responsável (opcional)

• E-mail do responsável (opcional)

Clique em Salvar

Observação importante: O e-mail informado será utilizado futuramente para: Envio de faturas, Envio de relatórios em Excel e Informações de consumo das linhas vinculadas

Gestão de responsáveis

Um grupo pode ter responsáveis definidos de duas formas:

1. Diretamente no cadastro do grupo

2. Por meio do cadastro de usuários do sistema

Se ambos estiverem preenchidos: O sistema enviará os e-mails para todos os responsáveis cadastrados. Isso garante que gestores e responsáveis administrativos recebam as informações corretamente.

Visualização de informações do grupo

Para cada grupo cadastrado, o sistema exibe:

• Quantidade de linhas vinculadas

• Quantidade de linhas ativas

• Usuários gestores associados

• Tipo do grupo

• Responsável configurado

Esses dados auxiliam no controle e auditoria dos custos.

 

Vinculação de linhas telefônicas ao grupo

Opção 1 – Vinculação manual

1. Acesse o grupo desejado

2. Clique no botão de telefones

3. Selecione as linhas desejadas

4. Clique em Salvar

Opção 2 – Marcação em lote (facilitador)

1. Copie os números das linhas (exemplo: de uma planilha Excel)

2. Cole no campo de marcação

3. Clique em Marcar e o sistema selecionará automaticamente as linhas

4. Clique em Salvar

Essa função é indicada para grandes volumes de linhas. Se necessário, entre em contato com o atendimento para auxiliar nessa demanda. 

Gestão de usuários do grupo

O botão Usuários Gestores permite: Definir quais usuários são responsáveis pelo grupo

Esse cadastro também pode ser feito pelo menu de usuários do sistema.