Grupos

O que é?
O menu Grupos do sistema Gesfone tem como finalidade organizar e agrupar linhas telefônicas para fins de: 
 
 
 Gestão de telefonia 
 
 
 Rateio de custos 
 
 
 Organização por centros de custo, unidades, setores, status ou outros critérios 
 
 
 Envio automatizado de faturas e relatórios para os gestores de grupos 
 
 
 Controle de responsáveis e gestores 
 
 
 Esse cadastro é essencial para o correto funcionamento dos relatórios financeiros e do envio de informações por e-mail. 
  

Estrutura do menu grupos
O menu é composto por dois níveis principais: 
 
 
 Tipos de Grupos - Representam as categorias de agrupamento, como Centro de Custo, Setor, Filial, entre outras. 
 
 
 Grupos - Correspondem aos registros associados a um Tipo de Grupo específico, como o número do centro de custo, os setores cadastrados ou o número da filial. 
 
 
 Cada grupo obrigatoriamente pertence a um tipo.

Cadastros
Cadastro de tipo de grupo 
 Menu Grupos > “Tipos de Grupo” 
 Clique em “Inserir” > Informe o nome do tipo de grupo Exemplo: Centro de Custo 
 Salve o cadastro em “Salvar alterações” 
 Após esse passo, o novo tipo ficará disponível para uso no cadastro de grupos. 
 Cadastro de grupos 
 Menu Grupos > Clique em  Inserir 
 Preencha os campos: 
 
 
 Nome do grupo - Exemplo: Centro de Custo 05 
 
 
 Código - Exemplo: 005 
 
 
 Tipo de grupo - Exemplo: Centro de Custo 
 
 
 Responsável (opcional) 
 
 
 E-mail do responsável (opcional) 
 
 
 Clique em  Salvar 
 Observação importante: O e-mail informado será utilizado futuramente para: Envio de faturas, Envio de relatórios em Excel e Informações de consumo das linhas vinculadas 
 Gestão de responsáveis 
 Um grupo pode ter responsáveis definidos de duas formas: 
 
 
 Diretamente no cadastro do grupo 
 
 
 Por meio do cadastro de usuários do sistema 
 
 
 Se ambos estiverem preenchidos: O sistema enviará os e-mails para todos os responsáveis cadastrados. Isso garante que gestores e responsáveis administrativos recebam as informações corretamente.

Visualização de informações do grupo
Para cada grupo cadastrado, o sistema exibe: 
 
 
 Quantidade de linhas vinculadas 
 
 
 Quantidade de linhas ativas 
 
 
 Usuários gestores associados 
 
 
 Tipo do grupo 
 
 
 Responsável configurado 
 
 
 Esses dados auxiliam no controle e auditoria dos custos. 
  

Vinculação de linhas telefônicas ao grupo
Opção 1 – Vinculação manual 
 
 
 Acesse o grupo desejado 
 
 
 Clique no botão de telefones 
 
 
 Selecione as linhas desejadas 
 
 
 Clique em Salvar 
 
 
 Opção 2 – Marcação em lote (facilitador) 
 
 
 Copie os números das linhas (exemplo: de uma planilha Excel) 
 
 
 Cole no campo de marcação 
 
 
 Clique em Marcar e o sistema selecionará automaticamente as linhas 
 
 
 Clique em Salvar 
 
 
 Essa função é indicada para grandes volumes de linhas. Se necessário, entre em contato com o atendimento para auxiliar nessa demanda. 

Gestão de usuários do grupo
O botão Usuários Gestores permite: Definir quais usuários são responsáveis pelo grupo 
 Esse cadastro também pode ser feito pelo menu de usuários do sistema.