Menu e-mails
Como funciona?
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Envio de e-mails para usuários (linhas telefônicas)
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Envio de e-mails para gestores (configurados através dos grupos)
Ambos utilizam templates padronizados, permitem personalização por variáveis dinâmicas e possuem controle de envio com rastreabilidade completa.
Envio de e-mails para usuários
Este recurso é utilizado para o envio de e-mails diretamente aos usuários finais cadastrados no sistema (linhas telefônicas).
Configuração inicial
O sistema pode:
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Enviar e-mails utilizando o servidor padrão da aplicação; ou
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Ser configurado para utilizar o servidor de e-mail da própria empresa.
A configuração do servidor de envio deve ser solicitada à equipe técnica.
Requisito obrigatório: a linha deve possuir um e-mail válido cadastrado para que o envio seja realizado corretamente.
Templates de e-mail
Antes do envio, é obrigatório cadastrar ao menos um template de mensagem.
Acesso:
Funcionalidades do template:
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Nome do template
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Definição como template padrão
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Assunto do e-mail
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Corpo da mensagem
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Filtros opcionais:
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Grupo
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Tipo de telefone
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Telefones específicos
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Opções adicionais:
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Anexar fatura em PDF
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Anexar fatura de dependentes
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Anexar boleto
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Variáveis disponíveis
As variáveis são substituídas automaticamente no envio:
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Variável |
Descrição |
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$conta_nome |
Nome da conta |
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$conta_numero |
Número da conta |
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$conta_endereco |
Endereço da conta |
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$conta_bairro |
Bairro da conta |
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$conta_cep |
CEP da conta |
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$conta_nome_cidade |
Nome da cidade |
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$conta_uf_cidade |
UF da cidade |
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$telefone_numero |
Número do telefone |
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$telefone_ramal |
Ramal do telefone |
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$telefone_nome |
Nome associado ao telefone |
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$fatura_conta_mes_referencia |
Mês de referência da fatura |
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$fatura_valor_total_fatura |
Valor total da fatura |
Exemplo:
Assunto: Fatura do telefone $telefone.numero
Mensagem: Bom dia $telefone_nome, segue em anexo a fatura de $fatura_conta_mes_referencia do seu telefone número $telefone_numero .
Envio de e-mails
Etapas:
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Acessar Envio de e-mails para usuários
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Selecionar:
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Conta
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Template
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Mês de referência
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(Opcional) Filtrar por telefone ou grupo
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Clicar em Gerar lista de e-mails
O sistema exibirá:
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Verde: disponível
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Vermelho: e-mail não cadastrado
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Amarelo: Já foi enviado e-mail para esta linha nesta fatura
É possível:
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Reenviar e-mails já enviados
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Ajustar o texto apenas para aquele envio específico
5. Opções extras:
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Anexar fatura PDF?
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Anexar fatura PDF de Dependentes?
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Anexar Boleto?
Envio e processamento
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Os e-mails são enviados em lotes de 20 mensagens a cada 5 minutos
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O envio ocorre de forma automática após a confirmação
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Cada envio pode ser acompanhado individualmente
Status possíveis:
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Amarelo: Aguardando envio (o e-mail está em uma lista de espera e será enviado em seguida)
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Verde: Enviado
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Vermelho: NÃO Enviado (o e-mail tentou ser enviado 3 vezes e não conseguiu)
Nos detalhes do envio é possível visualizar:
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Data de criação
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Data do envio efetivo
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Destinatário
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Assunto final
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Conteúdo gerado
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Anexos enviados
Envio de e-mails para gestores
Destinado ao envio consolidado de informações para responsáveis por grupos (ex.: unidades, centros de custo).
Características principais
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Envio por tipo de grupo (ex.: unidades)
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Um e-mail por gestor
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Inclusão automática de:
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PDFs das faturas
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Relatório em Excel
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Tabela-resumo
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Lista detalhada das linhas
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Configuração do template
Acesso:
O template permite definir:
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Tipo de grupo (ex.: unidades)
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Assunto do e-mail
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Corpo da mensagem
-
Inclusão de:
-
PDF das faturas
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Relatório Excel consolidado
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As variáveis funcionam da mesma forma que no envio para usuários.
Envio para gestores
Etapas:
-
Acessar Envio de e-mails para gestores
-
Selecionar:
-
Conta
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Template
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Mês de referência
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-
Gerar lista
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Conferir:
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Gestores encontrados
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Quantidade de linhas por gestor
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Anexos que serão enviados
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Confirmar o envio
Conteúdo enviado ao gestor
Cada gestor recebe:
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E-mail com texto personalizado
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Tabela resumo (total de linhas e valores)
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Tabela detalhada por linha
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Arquivo Excel consolidado
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PDFs das faturas
Caso o número de anexos seja elevado, o sistema compacta os arquivos automaticamente.
Controle e acompanhamento
Após o envio:
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Os e-mails ficam listados no histórico
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É possível verificar:
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Data de envio
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Status
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Conteúdo enviado
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Anexos
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O sistema envia 20 e-mails a cada 5 minutos.
Caso o número de anexos seja elevado, o sistema compacta os arquivos automaticamente.
Requisito importante:
Para que o envio para gestores funcione corretamente, é necessário:
Ter e-mail cadastrado no campo “E-mail do responsável” dentro do grupo; ou
Ter gestores vinculados pelo botão “Usuários Gestores” no menu de Grupos.