# Menu e-mails

# Como funciona?

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">O menu E-mails permite o envio automatizado de comunicações a partir do sistema, com base em templates configuráveis. Ele é dividido em dois tipos de envio:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Envio de e-mails para **usuários** (linhas telefônicas)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Envio de e-mails para **gestores** (configurados através dos grupos)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ambos utilizam templates padronizados, permitem personalização por variáveis dinâmicas e possuem controle de envio com rastreabilidade completa.</span>

# Envio de e-mails para usuários

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Este recurso é utilizado para o envio de e-mails diretamente aos usuários finais cadastrados no sistema (linhas telefônicas).</span>

#### **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Configuração inicial</span>**

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">O sistema pode:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Enviar e-mails utilizando o servidor padrão da aplicação; ou</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ser configurado para utilizar o servidor de e-mail da própria empresa.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">A configuração do servidor de envio deve ser solicitada à equipe técnica.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Requisito obrigatório: a linha deve possuir um e-mail válido cadastrado para que o envio seja realizado corretamente.</span>

#### **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Templates de e-mail</span>**

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Antes do envio, é obrigatório cadastrar ao menos um template de mensagem.</span>

#### **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Acesso:</span>**

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Menu → E-mails → Envio de e-mails para usuários → Templates</span>

#### **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Funcionalidades do template:</span>**

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nome do template</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Definição como template padrão</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Assunto do e-mail</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Corpo da mensagem</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Filtros opcionais:</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Grupo</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Tipo de telefone</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Telefones específicos</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Opções adicionais:</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Anexar fatura em PDF</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Anexar fatura de dependentes</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Anexar boleto</span>


<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Variáveis disponíveis</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">As variáveis são substituídas automaticamente no envio:</span>

<div align="left" dir="ltr" id="bkmrk-vari%C3%A1vel-descri%C3%A7%C3%A3o-%24"><table><colgroup><col width="293"></col><col width="237"></col></colgroup><tbody><tr><td>**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Variável</span>**

</td><td>**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Descrição</span>**

</td></tr><tr><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">$conta\_nome</span>

</td><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nome da conta</span>

</td></tr><tr><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">$conta\_numero</span>

</td><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Número da conta</span>

</td></tr><tr><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">$conta\_endereco</span>

</td><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Endereço da conta</span>

</td></tr><tr><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">$conta\_bairro</span>

</td><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Bairro da conta</span>

</td></tr><tr><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">$conta\_cep</span>

</td><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">CEP da conta</span>

</td></tr><tr><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">$conta\_nome\_cidade</span>

</td><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nome da cidade</span>

</td></tr><tr><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">$conta\_uf\_cidade</span>

</td><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">UF da cidade</span>

</td></tr><tr><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">$telefone\_numero</span>

</td><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Número do telefone</span>

</td></tr><tr><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">$telefone\_ramal</span>

</td><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ramal do telefone</span>

</td></tr><tr><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">$telefone\_nome</span>

</td><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nome associado ao telefone</span>

</td></tr><tr><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">$fatura\_conta\_mes\_referencia</span>

</td><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mês de referência da fatura</span>

</td></tr><tr><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">$fatura\_valor\_total\_fatura</span>

</td><td class="align-center"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Valor total da fatura</span>

</td></tr></tbody></table>

</div><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Exemplo:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Assunto:** Fatura do telefone $telefone.numero</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Mensagem:** Bom dia $telefone\_nome, segue em anexo a fatura de $fatura\_conta\_mes\_referencia do seu telefone número $telefone\_numero .</span>

#### **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Envio de e-mails</span>**

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Etapas:</span>**

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Acessar Envio de e-mails para usuários</span>
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Selecionar:</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Conta</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Template</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mês de referência</span>

4. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">(Opcional) Filtrar por telefone ou grupo</span>
5. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Clicar em **Gerar lista de e-mails**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">O sistema exibirá:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Verde:** disponível</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Vermelho:** e-mail não cadastrado</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Amarelo:** Já foi enviado e-mail para esta linha nesta fatura</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">É possível:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Reenviar e-mails já enviados</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ajustar o texto apenas para aquele envio específico</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">5. Opções extras:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Anexar fatura PDF?</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Anexar fatura PDF de Dependentes?</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Anexar Boleto?</span>

#### **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Envio e processamento</span>**

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Os e-mails são enviados em lotes de 20 mensagens a cada 5 minutos</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">O envio ocorre de forma automática após a confirmação</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Cada envio pode ser acompanhado individualmente</span>

#### **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Status possíveis:</span>**

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Amarelo:** Aguardando envio (o e-mail está em uma lista de espera e será enviado em seguida)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Verde:** Enviado</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Vermelho:** NÃO Enviado (o e-mail tentou ser enviado 3 vezes e não conseguiu)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nos detalhes do envio é possível visualizar:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Data de criação</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Data do envio efetivo</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Destinatário</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Assunto final</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Conteúdo gerado</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Anexos enviados</span>

# Envio de e-mails para gestores

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Destinado ao envio consolidado de informações para responsáveis por grupos (ex.: unidades, centros de custo).</span>

#### **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Características principais</span>**

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Envio por tipo de grupo (ex.: unidades)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Um e-mail por gestor</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Inclusão automática de:</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">PDFs das faturas</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Relatório em Excel</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Tabela-resumo</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Lista detalhada das linhas</span>


#### **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Configuração do template</span>**

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Acesso:</span>**

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Menu → E-mails → Envio de e-mails para gestores → Templates</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">O template permite definir:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Tipo de grupo (ex.: unidades)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Assunto do e-mail</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Corpo da mensagem</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Inclusão de:</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">PDF das faturas</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Relatório Excel consolidado</span>


<span style="color: rgb(0, 0, 0);">As variáveis funcionam da mesma forma que no envio para usuários.</span>

#### **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Envio para gestores</span>**

#### **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Etapas:</span>**

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Acessar Envio de e-mails para gestores</span>
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Selecionar:</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Conta</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Template</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mês de referência</span>

4. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Gerar lista</span>
5. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Conferir:</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Gestores encontrados</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Quantidade de linhas por gestor</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Anexos que serão enviados</span>

7. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Confirmar o envio</span>

#### **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Conteúdo enviado ao gestor</span>**

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Cada gestor recebe:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">E-mail com texto personalizado</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Tabela resumo (total de linhas e valores)</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Tabela detalhada por linha</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Arquivo Excel consolidado</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">PDFs das faturas</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Caso o número de anexos seja elevado, o sistema compacta os arquivos automaticamente.</span>

#### **<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Controle e acompanhamento</span>**

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Após o envio:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Os e-mails ficam listados no histórico</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">É possível verificar:</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Data de envio</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Status</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Conteúdo enviado</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Anexos</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">O sistema envia **20 e-mails a cada 5 minutos.**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Caso o número de anexos seja elevado, o sistema compacta os arquivos automaticamente.</span>

<p class="callout info">**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Requisito importante:</span>**  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Para que o envio para gestores funcione corretamente, é necessário:  
</span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ter e-mail cadastrado no campo “**E-mail do responsável”** dentro do grupo; ou  
</span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ter gestores vinculados pelo botão “**Usuários Gestores**” no menu de Grupos.</span></p>