# Assinatura de documentos

# O que é?

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">É um recurso de assinatura de documentos, que proporciona aos usuários a capacidade de assinar digitalmente os documentos disponibilizados pela empresa, eliminando a necessidade de assinaturas manuais. Além de agilizar os processos e reduzir o uso de papel, a assinatura digital assegura a integridade e autenticidade dos documentos, proporcionando armazenamento digital e controle eficaz sobre as assinaturas realizadas.</span>

# Cadastrando um documento de assinatura

<span style="color: rgb(0,0,0);">Para criar um novo documento, acesse o menu **Assinatura de** **Documentos** &gt; botão “Inserir”.</span>  
  
<span style="color: rgb(0,0,0);">**Informações Básicas**</span>

- <span style="color: rgb(0,0,0);">**Nome:** Insira o nome do documento</span>
- <span style="color: rgb(0,0,0);">**Descrição:** Adicione informações relevantes sobre o documento, visíveis apenas para os administradores.</span>
- <span style="color: rgb(0,0,0);">**Orientações para as Pessoas:** Insira informações sobre o documento, como seu propósito e orientações de preenchimento. Estas serão exibidas para as pessoas/alunos.</span>
- <span style="color: rgb(0,0,0);">**Dias para Renovação do Documento:**  Indique, se necessário o número de dias para a renovação do documento. Isso determinará a data de renovação após a assinatura, permitindo uma nova assinatura após o período especificado. Caso não tenha renovação, preencha com 0.</span>
- <span style="color: rgb(0,0,0);">**Assinatura em qualquer momento:** Selecione essa opção para permitir que o documento seja assinado a qualquer momento. Caso essa opção não seja selecionada, o documento só poderá ser assinado uma única vez.</span>  
    <span style="color: rgb(0,0,0);">A escolha entre habilitar ou desabilitar a opção dependerá das necessidades específicas do processo ou transação envolvida, oferecendo uma abordagem personalizável para gerenciar o fluxo de assinaturas de documentos.</span>
- <span style="color: rgb(0,0,0);">**Ativo:** mantenha o campo marcado para manter o documento ativo.</span>

<span style="color: rgb(0,0,0);">**Configuração de Regras de Acesso de Pessoas ao Documento**</span>

<span style="color: rgb(0,0,0);">Selecione uma ou mais regras para conceder o acesso das pessoas ao documento. Se alguma pessoa não tiver acesso, certifique-se de que ela está incluída nas regras estabelecidas. Importante lembrar que a inserção de regra(s) é obrigatória, portanto você não conseguirá gravar o documento se não inserir no mínimo uma regra. </span>  
<span style="color: rgb(0,0,0);">Se o documento deve ser acessível a todos, selecione uma regra universal que vincule todas as pessoas. Em caso de dúvidas sobre a criação de uma regra universal, entre em contato com o suporte do sistema</span>  
<span style="color: rgb(0,0,0);">Conclua as configurações clicando no botão **“Salvar”.** </span>

<span style="color: rgb(0,0,0);">Após salvar o formulário de configurações, o administrador será direcionado a tela de elaboração do documento.</span>

1. <span style="color: rgb(0,0,0);">Aba **“Dados Gerais”  
    Gerenciamento de Versão do Documento**</span>

- <span style="color: rgb(0,0,0);">**Versão**: Preenchida automaticamente pelo sistema.</span>
- <span style="color: rgb(0,0,0);">**Curso pré-requisito:** Escolha esta opção se for necessário um treinamento antes da assinatura. O documento só será disponibilizado após a conclusão bem-sucedida do treinamento associado.</span>
- <span style="color: rgb(0,0,0);">**Assinatura obrigatória do documento:** O usuário deverá assinar o documento para continuar utilizando o sistema. Enquanto a assinatura não for concluída, a navegação pelos demais menus da plataforma ficará indisponível. Quando houver um curso pré-requisito, o documento só será disponibilizado após a conclusão bem-sucedida do treinamento associado.</span>
- <span style="color: rgb(0,0,0);">**Ativa:** Mantenha o campo assinalado para manter o documento ativo para uso.</span>

<span style="color: rgb(0,0,0);">Clique no botão **“Salvar”** para confirmar as configurações da versão do documento.</span>  
  
<span style="color: rgb(0,0,0);">2. **Aba “Português”**</span>  
<span style="color: rgb(0,0,0);">**Documento**</span>  
<span style="color: rgb(0,0,0);">No campo de texto, insira o conteúdo do documento que será lido e assinado pela pessoa. Utilize as **variáveis globais** e os **componentes** localizados à direita da tela. As **variáveis globais** são elementos padrões para preenchimento automático do sistema, enquanto os **componentes** são campos com instruções específicas para o usuário preencher no documento.</span>  
  
<span style="color: rgb(0,0,0);">**Conferência e Edição de Componentes no Documento**: O sistema disponibiliza recursos para visualizar, editar e excluir componentes configurados no texto dos documentos.</span>  
  
<span style="color: rgb(0,0,0);">**Antes da primeira assinatura**:</span>  
<span style="color: rgb(0,0,0);">**Edição de componentes:** Durante a criação do documento e inserção do primeiro componente, localize a variável desejada e clique no **ícone lápis** **(Editar)**, localizado ao lado do componente, para:</span>

- <span style="color: rgb(0,0,0);">Confirmar se a configuração está correta, por exemplo: verificar se está marcada como obrigatória ou não.</span>
- <span style="color: rgb(0,0,0);">Alterar a configuração da variável.</span>

<span style="color: rgb(0,0,0);">**Exclusão de componentes:** Para remover um componente, utilize o ícone lixeira (Excluir).</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Botão Simular Assinatura**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">O botão **Simular Assinatura** permite visualizar a experiência do usuário final durante o processo de assinatura do documento, possibilitando a validação do fluxo antes da sua utilização.</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ao utilizar essa opção, será exibida uma prévia do documento em **Modo de Simulação**, reproduzindo o comportamento da assinatura sem gerar efeitos no sistema. Nesse modo, nenhuma informação é gravada no banco de dados e todas as ações realizadas têm apenas finalidade de teste, garantindo uma validação segura sem impactar os dados reais.</span>  
  
<span style="color: rgb(0,0,0);">Depois de **concluir** a inserção do texto, clique no botão **“Salvar Documento”** para finalizar o processo.</span>  
  
<span style="color: rgb(0,0,0);">**Após a primeira assinatura do documento**:</span>

- <span style="color: rgb(0,0,0);">**Não** é possível editar ou excluir variáveis.</span>
- <span style="color: rgb(0,0,0);">É possível apenas consultar as configurações (incluindo a obrigatoriedade) por meio da opção **Visualizar**, representada pelo ícone de **olho**.</span>

<p class="callout warning">**Atenção**: **caso um componente marcado como obrigatório não esteja inserido no conteúdo do documento, o sistema permitirá a assinatura normalmente, desconsiderando esse componente.**  
</p>

<span style="color: rgb(0,0,0);">**Versões do Documento**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Após a primeira assinatura de um documento, o administrador poderá inserir uma nova versão. Ao ativar uma nova versão, ela passará a ser a versão vigente e ficará disponível para os usuários finais. As versões anteriores poderão permanecer ativas no sistema, porém somente a versão ativa mais recente será apresentada aos usuários para assinatura.</span>

<p class="callout info">**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Importante: sempre que uma nova versão for disponibilizada, todos os usuários deverão realizar uma nova assinatura, inclusive aqueles que já tenham assinado versões anteriores. Isso ocorre porque a criação de uma nova versão indica que o conteúdo do documento pode ter sido alterado e, portanto, todos os usuários devem tomar ciência da versão vigente e registrar uma nova assinatura.</span>**</p>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">As assinaturas realizadas nas versões anteriores permanecem registradas no sistema para fins de histórico e rastreabilidade, mas não substituem a assinatura da nova versão.</span>

<span style="color: rgb(0,0,0);">Para inserir uma nova versão, acesse o menu “Assinatura de Documentos”, botão “Editar”. No final da página, na seção “Versões do Documento”, estará habilitado o botão “Inserir Nova Versão”. O mesmo conteúdo do documento na versão anterior estará disponível na nova versão, permitindo as alterações necessárias.  
  
</span><span style="color: rgb(0,0,0);">Uma vez que a primeira assinatura tenha sido realizada, o documento só poderá se inativado e ter os campos “Curso pré-requisito” e “Assinatura obrigatória do documento” editados pelo administrador. Caso algum usuário já tenha assinado o documento, o mesmo não será prejudicado com a edição destes campos, ou seja, apenas os usuários que ainda não assinaram o documento serão atingidos pela alteração.</span>

# Opção de habilitar validação do documento assinado

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Essa opção permite que o administrador valide as assinaturas feitas pelas pessoas. Ele pode conferir se estão legíveis, se não estão em branco, e outros critérios importantes. É muito útil para documentos oficiais, como em campanhas, auditorias e processos formais.</span>

<p class="callout info">**Importante:** A habilitação dessa opção é **opcional** você pode ativá-la apenas quando houver necessidade de validar manualmente as assinaturas.</p>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Como configurar essa opção?**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Na hora de criar o documento, marque a opção **Habilitar validação do documento assinado**. A partir daí, todas as assinaturas precisam ser avaliadas pelo administrador, que poderá aprovar ou reprovar cada uma.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Importante:** Assinaturas feitas antes da ativação dessa opção serão consideradas automaticamente aprovadas. **Só as assinaturas feitas depois vão precisar passar pela avaliação manual.**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Como aprovar ou reprovar um documento assinado:**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Vá em **Menu &gt; Assinatura de Documentos** &gt; use os filtros para localizar o documento que deseja &gt; clique no botão **Histórico de Assinaturas** &gt; selecione o ícone da lupa para visualizar o documento assinado &gt; no final da tela de visualização, clique em **Aprovar** ou **Reprovar**, conforme necessário.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Aprovar:** O status da assinatura será atualizado automaticamente de **Aguardando aprovação** para **Aprovado**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Reprovar**: Será exibido um campo obrigatório para preenchimento do motivo da reprovação. Observação: **O motivo inserido ficará visível tanto para o usuário administrador quanto para a Pessoa.**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Quando uma assinatura é reprovada, a pessoa recebe uma **notificação automática**, que já vem **ativada por padrão**.</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Essa notificação contém o link **Visualizar Documento Reprovado**. Ao clicar, a pessoa será direcionada para a tela de visualização do documento assinado que foi reprovado.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">No topo da tela, será exibido o **motivo da reprovação**.</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Ainda nessa tela, o colaborador encontrará o botão **Ler e assinar**, que permite revisar o conteúdo, realizar as correções necessárias e reenviar a assinatura para uma nova avaliação.</span>  
  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Observação:** Ao habilitar essa opção em um documento, os **usuários administradores** passarão a receber uma **notificação automática** com uma **lista dos colaboradores que já assinaram e cujas assinaturas estão aguardando aprovação**.</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Essa funcionalidade é bastante útil para o controle interno. No entanto, caso o administrador considere essa notificação desnecessária, ele pode **desabilitá-la apenas para si** acessando o menu **Meu Perfil**.</span>

<p class="callout info">**Importante:** essa alteração **afeta somente o usuário que realizou a mudança,** os demais continuarão recebendo as notificações normalmente, até que façam a mesma alteração.  
</p>

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Aprovação automática do documento por componente</span>**

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Além da aprovação manual realizada pelo administrador, o sistema permite configurar componentes que aprovam automaticamente o documento quando determinadas condições são atendidas.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Essa funcionalidade está disponível nos componentes:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Caixa de Marcação**</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Opções**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Quando configurada, a aprovação do documento ocorre automaticamente no momento em que o usuário seleciona a opção ou marca o campo definido para essa finalidade, dispensando a necessidade de aprovação manual por um administrador.</span>

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Requisito para utilização</span>**

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Para que a aprovação automática funcione corretamente, é necessário que a versão do documento esteja com a opção **"Habilitar validação do documento assinado"** ativada.</span>

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Configuração no componente Caixa de Marcação</span>**

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Na seção **Componentes**, selecione **Caixa de Marcação** no campo **Tipo do Componente**.</span>
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Clique em **Adicionar componente**.</span>
3. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Preencha o texto informativo e, se necessário, edite a variável criada automaticamente.</span>
4. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Marque a opção **"Aprovar documento ao marcar?"**.</span>
5. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Salve o componente.</span>
6. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Copie o componente e cole-o no conteúdo do documento.</span>
7. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Salve o documento.</span>

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Configuração no componente Opções</span>**

1. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Na seção **Componentes**, selecione **Opções** no campo **Tipo do Componente**.</span>
2. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Clique em **Adicionar componente**.</span>
3. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Edite a variável criada automaticamente, se necessário.</span>
4. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Clique em **Adicionar opção** e cadastre as opções desejadas.</span>
5. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Na opção que deverá aprovar automaticamente o documento, marque **"Aprovar documento ao marcar?"**.</span>
6. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Salve o componente.</span>
7. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Copie o componente e cole-o no conteúdo do documento.</span>
8. <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Salve o documento.</span>

**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Funcionamento</span>**

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Após a configuração:</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">No componente **Caixa de Marcação**, o documento será aprovado automaticamente quando o usuário marcar o checkbox que possui essa funcionalidade configurada.</span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);">No componente **Opções**, o documento será aprovado automaticamente quando o usuário selecionar a opção que possui essa funcionalidade configurada.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nesses casos, o status da assinatura será atualizado automaticamente para **Aprovado**, sem necessidade de análise manual pelo administrador.</span>

# Consultando documentos assinados

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Acesse o menu principal dos documentos, onde você encontrará duas opções úteis para gerenciar as assinaturas e consultar informações:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**![Screenshot_43.jpg](https://docs.awti.com.br/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/screenshot-43.jpg)Botão para Baixar em CSV**: Este botão permite que você faça o download de uma lista completa em formato CSV, onde poderá verificar detalhadamente quais pessoas já assinaram o documento.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**![Screenshot_29.jpg](https://docs.awti.com.br/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/screenshot-29.jpg)Botão com Ícone de Bonequinhos**: Ao clicar neste botão, você poderá visualizar a lista de pessoas que devem assinar o documento. Essa visualização permite identificar facilmente quem já assinou e quem ainda não assinou. Além disso, você pode aplicar diversos filtros para facilitar a busca e o acompanhamento das assinaturas pendentes.  
  
**Observação:** Utilize os filtros para refinar a busca.</span>

<section class="text-token-text-primary w-full focus:outline-none [--shadow-height:45px] has-data-writing-block:pointer-events-none has-data-writing-block:-mt-(--shadow-height) has-data-writing-block:pt-(--shadow-height) [&:has([data-writing-block])>*]:pointer-events-auto R6Vx5W_threadScrollVars scroll-mb-[calc(var(--scroll-root-safe-area-inset-bottom,0px)+var(--thread-response-height))] scroll-mt-(--header-height)" data-scroll-anchor="false" data-testid="conversation-turn-1" data-turn="user" data-turn-id="578c73e9-31de-4c5d-82ae-b1be578caa55" dir="auto" id="bkmrk-"></section><section class="text-token-text-primary w-full focus:outline-none [--shadow-height:45px] has-data-writing-block:pointer-events-none has-data-writing-block:-mt-(--shadow-height) has-data-writing-block:pt-(--shadow-height) [&:has([data-writing-block])>*]:pointer-events-auto [content-visibility:auto] supports-[content-visibility:auto]:[contain-intrinsic-size:auto_100lvh] R6Vx5W_threadScrollVars scroll-mb-[calc(var(--scroll-root-safe-area-inset-bottom,0px)+var(--thread-response-height))] scroll-mt-[calc(var(--header-height)+min(200px,max(70px,20svh)))]" data-scroll-anchor="false" data-testid="conversation-turn-2" data-turn="assistant" data-turn-id="request-WEB:5a9d7bee-d7f8-4f65-82e3-668672315d4b-4" dir="auto" id="bkmrk-a-exibi%C3%A7%C3%A3o-em-tela-%C3%A9"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">A exibição em tela é limitada a **500 registros**, independentemente do valor informado no campo **“Quantidade de Registros”**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Para obter mais de 500 registros, preencha os filtros desejados, informe a quantidade no campo correspondente e clique diretamente em **Exportar** (CSV ou JSON), sem utilizar o botão **Filtrar**. A exportação considerará todos os registros encontrados conforme os critérios definidos.</span>

</section><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**[![Screenshot_44.jpg](https://docs.awti.com.br/uploads/images/gallery/2026-01/scaled-1680-/screenshot-44.jpg)](https://docs.awti.com.br/uploads/images/gallery/2026-01/screenshot-44.jpg)Botão com ícone de papel e lápis:** Por meio deste botão, é possível acessar o histórico de assinaturas. Nele, são exibidas as informações sobre quem assinou o documento e o status de cada assinatura: aprovada, aguardando aprovação reprovado, etc. É também neste local que o usuário administrador pode realizar a aprovação ou reprovação das assinaturas.  
</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Observação:** Utilize os filtros para refinar a busca.</span>

<section class="text-token-text-primary w-full focus:outline-none [--shadow-height:45px] has-data-writing-block:pointer-events-none has-data-writing-block:-mt-(--shadow-height) has-data-writing-block:pt-(--shadow-height) [&:has([data-writing-block])>*]:pointer-events-auto R6Vx5W_threadScrollVars scroll-mb-[calc(var(--scroll-root-safe-area-inset-bottom,0px)+var(--thread-response-height))] scroll-mt-(--header-height)" data-scroll-anchor="false" data-testid="conversation-turn-1" data-turn="user" data-turn-id="578c73e9-31de-4c5d-82ae-b1be578caa55" dir="auto" id="bkmrk--1"></section><section class="text-token-text-primary w-full focus:outline-none [--shadow-height:45px] has-data-writing-block:pointer-events-none has-data-writing-block:-mt-(--shadow-height) has-data-writing-block:pt-(--shadow-height) [&:has([data-writing-block])>*]:pointer-events-auto [content-visibility:auto] supports-[content-visibility:auto]:[contain-intrinsic-size:auto_100lvh] R6Vx5W_threadScrollVars scroll-mb-[calc(var(--scroll-root-safe-area-inset-bottom,0px)+var(--thread-response-height))] scroll-mt-[calc(var(--header-height)+min(200px,max(70px,20svh)))]" data-scroll-anchor="false" data-testid="conversation-turn-2" data-turn="assistant" data-turn-id="request-WEB:5a9d7bee-d7f8-4f65-82e3-668672315d4b-4" dir="auto" id="bkmrk-a-exibi%C3%A7%C3%A3o-em-tela-%C3%A9-1"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">A exibição em tela é limitada a **500 registros**, independentemente do valor informado no campo **“Quantidade de Registros”**.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Para obter mais de 500 registros, preencha os filtros desejados, informe a quantidade no campo correspondente e clique diretamente em **Exportar** (CSV ou JSON), sem utilizar o botão **Filtrar**. A exportação considerará todos os registros encontrados conforme os critérios definidos.</span>

</section><p class="callout info">**IMPORTANTE!** Também nesse local, você encontrará um botão que permite solicitar uma nova assinatura de um documento, caso ele tenha sido preenchido de forma incorreta ou se houver ocorrido algum problema, como erro de carregamento da página, oscilação de internet, entre outros</p>

# Integração do módulo de assinatura de documentos com o sistema GED (Solis):

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">A integração entre o módulo de Assinatura de Documentos e o sistema GED da Solis permite que a empresa colete assinaturas em documentos específicos de cada funcionário, como folhas de pagamento, avisos, recibos de férias, entre outros. Essa solução elimina a necessidade de o funcionário utilizar múltiplas ferramentas para assinar documentos.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Como funciona?**</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">A empresa terá acesso a uma plataforma administrativa completa no GED, que permite o gerenciamento eficaz de documentos. A eliminação dos documentos físicos facilita a localização e a organização dos arquivos, garantindo maior controle e eficiência no fluxo de documentos.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Inserção de Documentos:**</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">No GED, a empresa pode inserir documentos de forma individual ou em lote, direcionados para a assinatura de um setor específico ou de todos os setores da organização. Isso possibilita a personalização e o direcionamento adequado de cada documento, conforme as necessidades internas.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Assinatura pelo Funcionário:**</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Os funcionários acessarão o sistema STISoft, onde terão uma visão clara e imediata dos documentos que estão pendentes de assinatura, além do histórico de documentos já assinados. O funcionário também tem a possibilidade de fazer o download em PDF dos documentos assinados.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Retorno e Armazenamento:**</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Após a assinatura digital, o documento é automaticamente retornado ao sistema GED, onde é armazenado de maneira segura. Esse processo garante a integridade e a confidencialidade dos documentos, além de facilitar o acesso futuro.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Gestão de Documentos:**</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">No GED, a empresa pode visualizar todos os documentos assinados e os pendentes de assinatura, além de gerenciar o arquivo documental.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Relatórios no STISoft:**</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">A empresa também terá acesso, via STISoft, a relatório detalhado das assinaturas realizadas nos documentos disponibilizados pelo GED.</span>