Cadastros externos
O que é?
O módulo de Cadastros Externos proporciona à sua empresa a flexibilidade de permitir que os próprios usuários se inscrevam na plataforma de forma autônoma, simplificando o acesso a treinamentos personalizados. Este módulo é ideal para ser disponibilizado a segmentos como Fornecedores, Clientes, Prestadores de Serviços, Leads e outros públicos externos. Além disso, o módulo possibilita a criação de formulários específicos para cada um destes segmentos.
Cadastrando um formulário
Para criar um formulário, acesse o menu CADASTROS EXTERNOS, acesse o botão “Gerenciar Formulários de Cadastros Externos”, Botão > Inserir.
Configurações Internas
Informações SOMENTE para os administradores da plataforma.
- Nome do Formulário: Dê um nome ao seu formulário. Ex: Cadastro de Promotores, Cadastro de Fornecedores, Cadastro de clientes.
- Notificação de Boas Vindas: selecione uma das templates cadastradas anteriormente através do menu NOTIFICAÇÕES >botão “Templates”; O usuário receberá este e-mail de Boas Vindas após a conclusão de seu cadastro, ou após a aprovação do cadastro pelo Administrador, quando assim configurado. OBS: a pessoa só receberá notificação se tiver e-mail cadastrado.
- Descrição Interna: informações gerais sobre o formulário, versão, objetivos, entre outros.
- Dias para Bloqueio Automático de Acesso: defina quantos dias o usuário poderá ter acesso à plataforma para realização do treinamento. Se o acesso deve ser por prazo indeterminado, preencha o campo com 0.
- Necessita Aprovação de Administrador? Ao selecionar esta opção, o cadastro da pessoa permanecerá pendente, aguardando a aprovação ou reprovação de um administrador. Este processo assegura um controle mais rigoroso sobre quem pode ingressar na plataforma, garantindo que apenas cadastros aprovados tenham acesso aos treinamentos.
Em caso de APROVAÇÃO, o sistema automaticamente irá gerar o cadastro do usuário no menu PESSOAS com todos os dados do formulário, incluindo grupos e tipos de grupos; O usuário receberá uma notificação de Boas Vindas à plataforma contendo os dados de login para facilitar seu acesso.
Se houver REPROVAÇÃO, a pessoa não será notificada sobre o resultado negativo e não terá acesso à plataforma. A pessoa terá a opção de realizar um novo cadastro, caso o procedimento anterior tenha sido realizado por engano na primeira tentativa. - Necessita Verificação de Conta por E-mail? Se esta opção estiver marcada, a pessoa receberá um e-mail de confirmação para verificar a validade da sua conta. Esse procedimento tem o propósito de identificar possíveis erros de digitação ou outros equívocos que poderiam resultar em encaminhamentos inadequados e devoluções. No e-mail recebido pelo usuário, haverá um link de acesso à plataforma. Ao acessar o link, receberá o retorno de seu cadastro com algumas das situações abaixo:
- Seu link expirou, cadastre-se novamente: A pessoa tem um prazo de 24 horas para realizar a validação; após esse período, a validação expira, e será necessário que a pessoa faça um novo cadastro.
- Conta verificada com sucesso. Aguarde a aprovação da empresa: Neste caso o e-mail verificado está correto, e o usuário deverá aguardar a aprovação do administrador, conforme configurado no formulário.
- Conta ativada com sucesso. Faça o login para acessar a plataforma e desfrutar dos conteúdos: Neste caso, o cadastro do usuário não precisa de aprovação do administrador, conforme configurado no formulário e terá seu acesso a plataforma liberado.
- Permitir Aprovações de cadastros por Gestores de Grupos: Além do administrador, nesta opção os gestores também terão poderes para aprovar cadastros.
- Enviar Notificação para Gestores de Grupos sobre cadastros Pendentes Aprovação: neste campo permita que os Gestores de Grupo sejam notificados por e-mail sobre os cadastros que estão pendentes de aprovação.
- Ativo: Mantenha marcado para ativar o formulário.
OBS: Quando os campos “Necessita Verificação de Conta por E-mail?” E “Necessita Aprovação de Administrador?” não estiverem marcadas simultaneamente o sistema automaticamente irá gerar o cadastro do usuário no menu PESSOAS com todos os dados do formulário, incluindo grupos e tipos de grupos; O usuário receberá uma notificação de Boas Vindas à plataforma contendo os dados de login.
Vídeo demonstrativo de Cadastro Externo
Configurações do formulário para as pessoas
Informações que irão aparecer para as pessoas na página de acesso e no ato do cadastro externo.
- Link de acesso: informe o nome que deverá compor o link de acesso ao cadastro externo. Ex: cadastro de terceiros
https://portal.empresaexemplo.com.br/cadastrar/cadastrodeterceiros - Acesso somente via Link: se marcada esta opção, o formulário não irá aparecer na listagem da página inicial do portal de treinamentos. O acesso do usuário ao cadastro externo se dará somente via link fornecido pelo administrador.
- Título do Formulário: dê um nome ao seu formulário
- Ordem de exibição na lista de formulários: Informe a ordem de exibição do formulário na plataforma das pessoas.
- Orientação do formulário para as pessoas: informe rapidamente as orientações sobre o preenchimento do cadastro, aprovação do cadastro ou ainda sobre o período de acesso ao treinamento.
Configurações de Campos do Formulário de Cadastro
Configure os campos que deverão compor o cadastro do formulário externo. Marque as opções que exigem preenchimento obrigatório e especifique o item que será utilizado como login do usuário na plataforma.
- Campo: NOME
Ativo
Obrigatório - Campo: EMAIL
Ativo
Obrigatório
Login - Campo: SENHA
Ativo
Obrigatório - Campo: DOCUMENTO (sem pontos e traços)
Ativo
Obrigatório
Login
CPF
CNPJ - Campo: TELEFONE
Ativo
Obrigatório - Campo: DATA DE NASCIMENTO
Ativo
Obrigatório
Configuração de Grupos
Nesta seção, é necessário indicar qual ou quais grupos devem ser associados ao cadastro de pessoas (MENU PESSOAS) após a aprovação do auto cadastro pelo administrador. Em situações em que são fornecidas informações sobre dois cargos, ambos serão atribuídos ao cadastro da pessoa.
Além disso, o administrador tem a flexibilidade de decidir se alguns campos devem ser preenchidos pela própria pessoa durante o processo de auto cadastro. Ao marcar a opção “pessoa irá informar”, os usuários podem escolher o grupo ao qual pertencem durante o registro e a opção de selecionar os grupos para o administrador ficará desabilitada.
NOTA: No auto cadastro o funcionário preencherá o identificador do grupo.
Exemplo: O Tipo de Grupo Empresa Terceirizada possui o Grupo Empresa 01 com o CNPJ 12345678000100 como identificador. Ao se cadastrar, a pessoa deve informar o CNPJ da empresa, ou seja, 12345678000100 para ser vinculado ao Grupo Empresa 01.
Caso haja mais empresas terceirizadas, basta informar o identificador (CNPJ) do Grupo e o sistema irá atrelar a pessoa a ele.
Conclua o cadastro do formulário clicando no botão “Salvar”.