Check-lists

• O que é? e Para que serve?
• Como o Módulo Funciona?
• Conceitos Importantes
• Geração Automática de Documentos
• Entendendo as Variáveis
• Cadastro de um Checklist
• Realizando um Checklist (Usuário do Tipo Pessoa)
• Realizando um Checklist (usuário administrador de empresa)
• Gestão dos Checklists

O que é? e Para que serve?

O Módulo de Checklists foi desenvolvido para permitir que empresas digitalizem processos de inspeção, conferência, avaliação e verificação que normalmente são realizados em formulários físicos ou planilhas.

Através dele, é possível criar formulários personalizados para diferentes necessidades da operação, registrar respostas diretamente no sistema e gerar automaticamente documentos preenchidos com todas as informações coletadas.

Além de facilitar o preenchimento, o módulo mantém um histórico organizado de todos os checklists realizados, permitindo consultas, auditorias e acompanhamento das atividades executadas.

Para que serve?

O módulo pode ser utilizado em diversos cenários, tais como:

• Checklists diários de veículos;
• Inspeções de equipamentos;
• Auditorias internas;
• Avaliações de treinamentos;
• Controle de manutenção preventiva;
• Inspeções de segurança;
• Conferência de processos operacionais;
• Registros de conformidade.

Cada empresa pode criar seus próprios modelos de checklist de acordo com sua necessidade.

Como o Módulo Funciona?

O funcionamento do módulo é dividido em três etapas principais:

1. Configuração do Checklist

O administrador cria a estrutura do formulário, definindo:

• Campos;
• Perguntas;
• Alternativas de resposta;
• Regras de acesso;
• Documento modelo que será gerado após o preenchimento.

2. Preenchimento

O checklist pode ser preenchido por:

• Administradores;
• Avaliadores;
• Colaboradores;
• Alunos;
• Motoristas;
• Usuários autorizados.

Durante o preenchimento, todas as informações ficam registradas no sistema.

3. Geração do Documento

Ao finalizar o checklist, o sistema gera automaticamente um documento preenchido com todas as respostas informadas.

Esse documento pode ser consultado posteriormente e impresso quando necessário.

Conceitos Importantes

Antes de iniciar o cadastro, é importante compreender três conceitos básicos do módulo:

Campos

Campos são informações complementares que o usuário deverá informar durante o preenchimento.

Exemplos:

• Placa do veículo;
• Quilometragem;
• Endereço;
• Número do equipamento;
• Setor;
• Observações.

Exemplo

Campo cadastrado:

Placa do Veículo

Resposta informada:

IXY-1234

Perguntas

As perguntas representam os itens que serão avaliados ou verificados.

Exemplos:

• O veículo está em boas condições?
• Os pneus apresentam desgaste?
• O colaborador está utilizando os EPIs corretamente?

Exemplo

Pergunta:

Os pneus estão em boas condições?

Alternativas

São as respostas possíveis para cada pergunta.

Exemplo:

• OK
• Problema
• Não Aplicável (N/A)

As alternativas podem ser configuradas como conformes ou não conformes, permitindo identificar rapidamente situações que exigem atenção.

Geração Automática de Documentos

Uma das principais funcionalidades do módulo é a geração automática de documentos.

Após a conclusão do checklist, o sistema cria um documento contendo todas as informações registradas durante o preenchimento.

Esse documento pode ser:

• Consultado posteriormente;
• Armazenado digitalmente;
• Impresso quando necessário;
• Utilizado como evidência em auditorias e fiscalizações.

 

Entendendo as Variáveis

Entendendo as Variáveis

Para que o documento seja preenchido automaticamente, o sistema utiliza variáveis.

As variáveis funcionam como marcadores que serão substituídos pelos dados informados pelo usuário.

Cada campo, pergunta e alternativa cadastrados geram automaticamente uma variável própria.

Variáveis de Campos

Quando um campo é criado, o sistema gera uma variável no formato:

C1
C2
C3
...

Exemplo

Campo cadastrado:

Placa do Veículo

Variável gerada:

C1

Se o usuário informar:

IXY-1234

O sistema substituirá automaticamente a variável pelo valor informado.

Variáveis de Perguntas

As perguntas geram variáveis no formato:

P1
P2
P3
...

Exemplo

Pergunta cadastrada:

Os pneus estão em boas condições?

Variável gerada:

P10

Quando o checklist for concluído, o sistema poderá preencher essa variável com a resposta correspondente.

Variáveis de Alternativas

Cada alternativa de resposta também gera sua própria variável.

Formato:

P10_1
P10_2
P10_3
...

Onde:

• P10 = pergunta;
• _1 = primeira alternativa;
• _2 = segunda alternativa;
• _3 = terceira alternativa.

Exemplo

Pergunta:

Os pneus estão em boas condições?

Alternativas:

1. OK
2. Problema
3. Não Aplicável

Variáveis geradas:

P10_1
P10_2
P10_3

Caso o usuário selecione "Problema", o sistema identificará automaticamente a alternativa escolhida e preencherá o documento de acordo com a configuração realizada.

Exemplo de Documento Modelo

O administrador pode criar um documento no Word contendo as variáveis do checklist.

Exemplo:

CHECKLIST DIÁRIO DE VEÍCULO

Motorista: {NOME_PESSOA}
CPF: {CPF_PESSOA}

Placa do Veículo: {C1}

Os pneus estão em boas condições?
Resposta: {P10}

Quando o checklist for concluído, o sistema substituirá automaticamente todas as variáveis pelos dados preenchidos.

Cadastro de um Checklist

Acesse:

Checklist > Configurar Checklists

Clique em Inserir.

1. Informações Gerais

Preencha:

Nome

Nome que identificará o checklist.

Exemplos:

• Checklist Diário de Veículos
• Checklist de Segurança
• Inspeção de Equipamentos

Versão

Permite controlar alterações realizadas no formulário.

Exemplo:

• Versão 1
• Versão 2
• Versão 3

Limite de Dias

Define o prazo máximo para conclusão do checklist.

Usuário Avaliador

Permite definir um responsável padrão para avaliação do checklist. (só pode ser usuário avaliador a pessoa que possui cadastro de Administrador da Empresa)

2. Configurações

Acessível para Pessoas

Permite que os usuários iniciem o checklist diretamente pelo portal.

Liberar Download para Pessoas

Permite que o usuário visualize e realize o download do documento gerado.

Exige Avaliador na Criação

Quando habilitado, somente um avaliador poderá iniciar o checklist.

Fase de Testes

Enquanto habilitada:

• O checklist não fica disponível para os usuários;

• É possível realizar ajustes livremente;

• Recomendada durante a configuração inicial.

3. Regras de Acesso

Defina quais usuários terão acesso ao checklist.

É possível vincular:

• Regras de acesso.

Importante: Caso um usuário não visualize determinado checklist, verifique se ele está vinculado às regras configuradas.

4. Cadastro dos Campos

Cadastre as informações complementares que deverão ser preenchidas.

Exemplos:

• Placa do Veículo;

• Placa da Carreta;

• Quilometragem;

• Setor;

• Equipamento.

Cada campo gerará automaticamente uma variável.

5. Cadastro das Perguntas

Cadastre os itens que serão avaliados.

Exemplos:

• O motorista está apto para iniciar a atividade?

• Os pneus estão em boas condições?

• O equipamento apresenta vazamentos?

Cada pergunta gerará automaticamente uma variável.

6. Cadastro das Alternativas

Defina as respostas possíveis para cada pergunta.

Exemplo:

• OK

• Problema

• Não Aplicável

Também é possível definir quais respostas serão consideradas conformes ou não conformes.

7. Cadastro do Documento Modelo

Anexe o documento Word que servirá como base para a geração automática do checklist preenchido.

Importante: As variáveis geradas pelo sistema devem ser inseridas no documento para que as informações sejam substituídas corretamente durante a geração.

Após concluir essa etapa, o checklist estará pronto para utilização.

Realizando um Checklist (Usuário do Tipo Pessoa)

Caso o checklist esteja configurado como Acessível para Pessoas, o usuário poderá realizar o preenchimento diretamente pelo portal.

Para iniciar um novo checklist:

1. Acesse o menu Checklist;
2. Localize o checklist desejado na listagem;
3. Clique em Realizar Novo Checklist.

O sistema utilizará automaticamente os dados do usuário logado, não sendo necessário selecionar pessoa ou empresa.

Caso o checklist possua um avaliador definido em sua configuração, essa informação também será vinculada automaticamente.

Após iniciar o checklist, o usuário poderá:

• Preencher os campos solicitados;
• Responder às perguntas;
• Inserir observações, quando aplicável.

Ao longo do preenchimento, o usuário possui duas opções:

Continuar Depois

Caso ainda não tenha concluído o preenchimento, poderá clicar em Continuar Depois.

Nesse caso, todas as informações já respondidas serão salvas, e o checklist ficará disponível na listagem com o status de Em Andamento.

Posteriormente, o usuário poderá acessar novamente o checklist e continuar o preenchimento exatamente do ponto em que parou, desde que ainda esteja dentro do prazo configurado para conclusão.

Finalizar

Após preencher todas as informações necessárias, o usuário poderá clicar em Finalizar.

Ao finalizar o checklist:

• As respostas serão registradas definitivamente;
• A data e hora da conclusão serão armazenadas;
• O documento será gerado automaticamente com as informações preenchidas;
• O checklist passará para o status de Concluído.

Importante: Após a finalização, o checklist não poderá mais ser editado. Caso seja necessário realizar um novo preenchimento, deverá ser iniciado um novo check-list

Realizando um Checklist (usuário administrador de empresa)

Os usuários administradores também podem realizar checklists diretamente pelo painel administrativo, seja para testes, avaliações internas ou para responder um checklist em nome de outra pessoa.

Para iniciar um novo checklist:

1. Acesse o menu Checklist;
2. Clique em Realizar Novo Checklist;
3. Selecione o Checklist que será utilizado;
4. Informe um Identificador (opcional), caso deseje facilitar futuras consultas;
5. Selecione o Avaliador responsável pelo checklist;
6. Pesquise e selecione a Pessoa para a qual o checklist será realizado;
7. Clique em Iniciar.

Importante: Ao selecionar uma pessoa, o checklist ficará vinculado a ela, mesmo que o preenchimento esteja sendo realizado pelo administrador.

Após iniciar o checklist, o administrador poderá:

• Preencher os campos solicitados;
• Responder às perguntas;
• Inserir observações;
• Visualizar o percentual de preenchimento;
• Salvar o progresso para continuar posteriormente;
• Finalizar o checklist.

Continuar Depois

Caso o preenchimento não seja concluído naquele momento, o administrador poderá clicar em Continuar Depois.

Todas as informações preenchidas serão salvas e o checklist permanecerá com o status de Em Andamento.

Posteriormente, será possível localizar o registro e continuar o preenchimento exatamente do ponto em que foi interrompido.

Finalizar

Após responder todos os itens necessários, clique em Finalizar.

Ao finalizar o checklist, o sistema irá:

• Registrar a data e hora de conclusão;
• Armazenar todas as respostas informadas;
• Gerar automaticamente o documento final preenchido;
• Disponibilizar o documento para consulta e impressão;
• Alterar o status do checklist para Concluído.

Após a finalização, o checklist não poderá mais ser alterado.

Gestão dos Checklists

Todos os registros ficam disponíveis na tela principal do módulo.

O gestor poderá acompanhar:

• Checklists concluídos;
• Checklists em andamento;
• Checklists cancelados;
• Checklists com não conformidades.

Consultas e Filtros

Os registros podem ser localizados através de filtros como:

• Nome da pessoa;
• CPF;
• Identificador;
• Datas;
• Status;
• Situação;
• Informações preenchidas nos campos.

Exemplo: Pesquisar todos os checklists realizados para determinada placa de veículo ou equipamento.