Turmas presenciais

O que é?
O módulo de Turmas Presenciais do STI Soft oferece uma solução abrangente para registrar e gerenciar todos os treinamentos realizados presencialmente em sua empresa. Com este módulo, você pode agendar, monitorar e avaliar cada sessão de treinamento de forma organizada e simplificada. Além disso, ele oferece recursos para registrar a participação dos funcionários, anexar evidências, além de gerar um relatório detalhado e garantir a conformidade com os requisitos de treinamento. 
 Etapas para cadastro e configuração das Turmas Presenciais: 
 
 Cadastrar ou já ter previamente cadastrado um curso e suas aulas; 
 Cadastrar ou já ter os instrutores das turmas presenciais devidamente cadastrados; 
 Cadastrar uma template (opcional); 
 Inserir uma turma; 
 Realizar Inscrições de Pessoas; 
 Enviar link de acesso ao instrutor; 
 Validar e encerrar turma.

Cadastrando uma turma presencial
Acesse o menu  Turmas Presenciais  > botão  Inserir 
 Informações Básicas Template:  Este campo é  opcional e deve ser preenchido apenas se necessário (Link do manual com mais detalhes: https://docs.awti.com.br/books/manual-do-stisoft/page/cadastrando-uma-template) 
 Nome: Informe o nome do treinamento ou da turma. Utilize uma descrição clara e objetiva, que facilite a identificação e a localização da turma quando necessário. Curso: Selecione o(s) curso(s) que serão vinculados à turma presencial. Neste campo são exibidos todos os cursos ativos que possuem ao menos uma aula ativa na plataforma, independentemente do modo de exibição . 
 Observação: No momento da seleção dos cursos, é necessário digitar o nome de cada curso individualmente no campo de busca. Caso seja inserida apenas a inicial do nome, o sistema  filtrará no máximo 20 registros  que comecem com essa letra. Por isso, recomenda-se digitar uma parte mais específica do nome do curso para refinar os resultados e facilitar a seleção. 
 Endereço do Treinamento:  Informe o endereço onde ocorrerá o treinamento. Cidade onde o acontecerá : Cidade em que vai ocorrer o treinamento presencial. Essa informação pode ser útil para aparecer no certificado. Percentual de Frequência Mínima: Este índice indica a frequência mínima necessária para a aprovação do aluno na aula. O campo será preenchido automaticamente com a informação registrada na aula presencial. Qualquer alteração feita aqui refletirá também na aula. Limite de Participantes: Informe o limite de participantes desta turma Código ART (Opcional): Informe o número de identificação da ART (Anotação de Responsabilidade Técnica), conforme consta no documento emitido pelo CREA ou CAU. Esse código é único e serve para identificar e validar o serviço técnico. Pode conter números, letras e hífens. 
 Ativa:  Recomendamos marcar o campo correspondente por último, apenas após a definição dos instrutores e horários da turma. Estes, por sua vez, serão ativados após salvar as informações da turma. Evidências Obrigar a Adição de uma Foto da Turma:  Obriga o instrutor a adicionar uma foto para confirmar as presenças; Obrigar a Adição de uma Foto da Lista de Presença Física Assinada: obriga o instrutor a adicionar uma foto da lista de presença física assinada pelo participante para confirmar as presenças. 
 Avaliação de Eficácia 
 Limite de Dias para Envio de Eficácia:  Defina o número máximo de dias para o envio do arquivo de eficácia, considerando um prazo de até 180 dias após o encerramento da turma. Caso o envio não seja obrigatório, insira “0” neste campo. O arquivo de eficácia somente poderá ser anexado após o encerramento da turma presencial, momento em que será habilitado um novo botão para inclusão do documento. 
 Clique no botão  Salvar  para gravar a turma. 
 Após salvar as informações básicas da presencial, serão habilitados os campos de horários e instrutores. Lembrando que, uma mesma turma poderá ter vários dias e horários distintos de treinamentos. 
 Clique em  Adicionar Horário  para definir a data, horário de início e fim da turma presencial. 
 Após definir data e horário clique em  Adicionar Instrutor.  Ao escolher o instrutor, os demais dados serão preenchidos automaticamente pelo sistema, utilizando as informações já cadastradas previamente. 
 Clique em  Salvar  para gravar o Instrutor. 
 Atenção!  Após seguir os passos acima, lembre-se de ativar a turma para dar continuidade ao processo. Isso permitirá o envio do link para o instrutor e a conclusão dos demais passos necessários. 
 Vídeo Turmas Presenciais:

Cadastrando um curso
Acesse o link para visualizar o manual sobre o cadastramento de um curso: https://docs.awti.com.br/books/manual-do-stisoft/chapter/cursos

Cadastrando aulas
Acesse o link para visualizar o manual sobre o cadastramento de uma aula: https://docs.awti.com.br/books/manual-do-stisoft/page/cadastrando-uma-aula

Cadastrando um Instrutor
Acesse o manual do respectivo menu para ver mais informações: https://docs.awti.com.br/books/manual-do-stisoft/chapter/instrutores

Cadastrando uma template
Essa opção foi desenvolvida para facilitar a gestão de turmas que compartilham os mesmos cursos. Agora, é possível incluir diversos cursos em uma única turma e também criar um template, que nada mais é do que um modelo pré-configurado que agrupa um conjunto de cursos. Esse template pode ser selecionado no momento da criação de uma turma presencial, com o objetivo de agilizar a inclusão de vários treinamentos de uma só vez. Além disso, ele pode ser reaproveitado em novas turmas, otimizando o processo e promovendo padronização. 
 Como cadastrar uma template: 
 Menu turmas presenciais>  Templates > Inserir template> Escreva o nome do Template>  Selecione os cursos  que deverão fazer parte deste template no campo Cursos associados > Salvar. 
 Observação:  No momento da seleção dos cursos, é necessário digitar o nome de cada curso individualmente no campo de busca. Caso seja inserida apenas a inicial do nome, o sistema  filtrará no máximo 20 registros que comecem com essa letra. Por isso, recomenda-se digitar uma parte mais específica do nome do curso para refinar os resultados e facilitar a seleção.

Clonar turma presencial
A opção de clonar turma existe para facilitar a gestão de turmas com muitos usuários. Ela permite replicar rapidamente a estrutura e os participantes de uma turma já existente. Isso é especialmente útil quando os mesmos alunos fazem vários cursos presenciais. 
 A opção de CLONAR TURMA PRESENCIAL está disponível apenas para USUÁRIOS COM PERFIL DE ADMINISTRADOR. 
 Menu  Turmas Presenciais  > Filtrar a turma desejada > Clicar no botão ( Clonar Turma.) 
 Ao clicar no botão  Clonar Turma , o administrador será direcionado para a tela  Turma Presencial – Clonar.  Nessa etapa, será possível  selecionar quais informações da turma original devem ser copiadas para a nova turma. 
 Botão Clonar Pessoas Inscritas  – Apenas as pessoas inscritas na turma original serão clonadas. As informações como horário e instrutor deverão ser atualizadas manualmente. Botão Clonar Horários  – Apenas o horário e a data da turma serão clonados. Os demais dados deverão ser preenchidos manualmente. Botão Clonar Instrutores dos Horários  – Apenas os instrutores e os horários da turma original serão clonados. 
 Informação: É possível selecionar as três opções simultaneamente, caso seja conveniente. Botão Clonar  – Após definir o que deseja clonar, clique no botão  “CLONAR” e ajuste os detalhes da nova turma conforme necessário. E ajustar a turma como preferir.

Realizar inscrições de pessoas
No painel principal das Turmas Presenciais, clique no botão  Inscrição de Pessoas. 
 Atenção!  Devido ao grande número de cursos que podem ser vinculados a uma turma , todas as pessoas,  independentemente das regras definidas em cada curso , serão inicialmente consideradas no filtro. Por isso, é essencial aplicar  filtros mais específicos  para garantir que apenas as pessoas que realmente devem ter acesso à turma sejam exibidas. 
 Critérios para inscrição: 
 
 Serão listadas inicialmente todas as pessoas com status ativo (também é possível inscrever pessoas com status inativo nas turmas) , incluindo aquelas que já concluíram o curso em outra modalidade de exibição (online, presencial ou híbrida) 
 
 Selecione as pessoas desejadas e clique no botão >  Inscrever Pessoas . Após inscrever as pessoas, automaticamente as pessoas selecionadas serão transferidas para o campo  Pessoas Inscritas. 
 Clique no botão  Salvar Inscrições  para vincular as pessoas à turma presencial. 
 Horários – Confirmar presenças 
 Esta funcionalidade permite que o  próprio usuário administrador registre as presenças dos participantes , sem a necessidade do envio do link ao instrutor. 
 Como confirmar presenças: Menu  Turmas Presenciais  > selecione a  turma desejada  > clique em  Gerenciar Horários  (ícone de calendário) > clique em  Confirmar Presenças  (ícone de prancheta) > adicione as  evidências  (se necessário) > marque as  pessoas que deverão ter presença registrada  > clique em  Confirmar Presenças  para concluir. 
 Observação:  O  lançamento da presença  para usuários que já  concluíram  o curso na  modalidade online   não é obrigatório . Essa ação  é opcional e deve seguir o critério da organização.

Enviar link de acesso ao instrutor
Acesse o menu  Turmas Presenciais , clique no botão  Gerenciar Horários ; 
 Após clique no botão  Enviar Link  > para realizar o envio do link correspondente ao horário e instrutor desejado. O  instrutor  receberá um link de acesso exclusivo, dispensando a necessidade de login. Este link será utilizado para confirmar a participação dos alunos na turma presencial e para anexar evidências, quando exigido. 
 Atenção ! O instrutor acessou o link antes do horário previsto do inicio da turma:  Ele terá apenas a visualização dos dados da turma, horário, conteúdos e pessoas; 
 O instrutor acessou o link após o inicio do horário da turma:  Ele pode visualizar os dados da turma, horário, conteúdos, adicionar/excluir evidencias e confirmar as presenças das pessoas (não existe prazo para confirmar as presenças e anexar as evidências); 
 O instrutor acessou o link após o encerramento da turma:  O encerramento aqui mencionado é quando o administrador da plataforma realiza o comando de encerramento da turma, ou seja é a última ação sobre o treinamento presencial ocorrido. Uma vez executado este comando o instrutor não terá mais acesso ao link para marcar as presenças e anexar evidências. É importante destacar que esse encerramento não está relacionado ao término do horário, mas sim à finalização oficial do curso pelo administrador da plataforma. 
 Caso o  instrutor  não realize a confirmação das pessoas e anexe as evidências, o  administrador  da plataforma poderá executar essa tarefa. Para o  administrador  realizar a confirmação de presenças e anexar as evidências, basta acessar o menu principal das  Turmas Presenciais , clicar no botão  Gerenciar Horários  e acessar o botão de  Confirmar Presenças .

Validar e encerrar turma
Após concluída a realização da(s) aula(s) presencial e confirmada a participação dos alunos e o envio das evidências pelo instrutor, é necessário o  administrador  proceder com o encerramento da referida turma presencial. 
 No painel principal das  Turmas Presenciais , acesse o botão >  Validar e Encerrar Turma. 
 Atenção! O encerramento da turma é uma atribuição  exclusiva  do  administrador . Assim, é de responsabilidade do administrador revisar as marcações de presença juntamente com as evidências fornecidas pelo  instrutor  e contatá-lo para esclarecimentos, se necessário, antes de finalizar a turma. Vale ressaltar que, após o encerramento da turma, o instrutor não terá mais acesso ao link e a ação de encerramento será irreversível. No ato do encerramento da turma, com o intuito de reforçar a ação, o administrador deverá digitar a palavra  ENCERRAR  no campo habilitado. Ao encerrar a turma, o sistema irá gerar o histórico de cada pessoa na aula, com base na sua aprovação ou reprovação. Caso essa aula seja a última do curso, o sistema irá atualizar o histórico do curso e gerar o certificado de conclusão do curso para cada pessoa aprovada. 
 Inconsistência "Essa turma possui cursos inativos e ou/ cursos com aulas inativas":  Para garantir a integridade das informações, o sistema realiza validações entre as turmas presenciais e os cursos vinculados. Quando identificadas inconsistências, o encerramento da turma é bloqueado até que os ajustes necessários sejam concluídos. 
 Identificação da inconsistência: A inconsistência ocorre quando a turma possui Cursos inativos, e/ou Cursos sem aulas ativas vinculadas 
 Nesses casos, a turma será sinalizada com uma tarja vermelha na tela inicial do menu Turmas e o   encerramento ficará indisponível até a regularização. 
 Exemplo de quando esse cenário pode ocorrer:  Esse cenário normalmente ocorre quando, um curso foi corretamente vinculado à turma, porém posteriormente, esse curso foi inativado ou teve suas aulas desativadas antes do encerramento da turma. 
 Visualização de Inconsistências de Cursos: A opção “Visualizar Inconsistências de Cursos” , disponível no menu de Turmas Presenciais, permite identificar de forma objetiva  quando há cursos inativos ou sem aulas ativas . 
 
 
 Atenção! A opção “Visualizar Inconsistências de Cursos” , disponível no menu de Turmas Presenciais, permite identificar cursos vinculados que estejam inativos ou sem aulas ativas, indicando quais necessitam de ajuste para possibilitar o encerramento da turma. A funcionalidade permanece disponível enquanto a turma estiver em aberto, mesmo na ausência de inconsistências. 
 
 Cancelar inscrição de pessoas: 
 Cancelamento de Inscrição após o Encerramento da Turma 
 Após o encerramento da turma, ainda é possível cancelar a inscrição de participantes. Para isso, permaneça na mesma tela de encerramento, selecione as pessoas que deverão ter a inscrição cancelada e clique no botão  Cancelar Inscrição . 
 Importante:  O prazo para solicitar o cancelamento da inscrição de um ou mais participantes, assim como o cancelamento da turma presencial completa, é de até  15 dias após o encerramento da turma . 
 Importante:  Os certificados emitidos gerados para estas pessoas com as inscrições canceladas  serão automaticamente excluídos do sistema . 
 Verificar Turma Encerrada 
 Após o encerramento da turma, os botões de edição serão removidos do painel principal das Turmas Presenciais. Apenas o botão de pesquisa (lupa) permanecerá visível, com as informações de histórico da turma como:  
 
 Período em que ocorreu a turma presencial; 
 Evidências que foram enviadas e o instrutor ou administrador que enviou; 
 Relação das pessoas aprovadas ou reprovadas na turma; 
 Média de frequência dos participantes da turma presencial. 
 
 Visualizar Certificados Emitidos por essa Turma: Após o encerramento da turma, será exibido um botão chamado  Visualizar Certificados Emitidos por essa Turma . Ao clicar nesse botão, você será redirecionado para o menu Certificados Emitidos, onde poderá visualizar todos os certificados gerados especificamente para a turma em que o botão foi selecionado. 
 Cancelamento de Turma após Encerramento: Após o encerramento da turma, será possível cancelá-la clicando no botão  Cancelar Turma . Para concluir o processo, é necessário preencher o campo de confirmação  você tem certeza que deseja continuar?  e informar o  motivo do cancelamento . 
 Atenção:  Essa ação irá excluir todos históricos e certificados dessa turma. 
 Importante : Esta opção estará disponível por até  15 dias após o encerramento da turma . 
   
 Enviar Notificação de conclusão para os alunos Após o encerramento da turma presencial, será habilitado um botão que permite enviar uma notificação por e-mail aos participantes da turma. Ao receber a notificação, o aluno terá acesso às informações referentes ao(s) curso(s) concluído(s) e a um link para realizar o download do seu certificado. Esse recurso é especialmente útil quando os participantes não possuem acesso à plataforma, mas precisam consultar ou baixar o certificado de conclusão do curso.