Opção de habilitar validação do documento assinado
Essa opção permite que o administrador valide as assinaturas feitas pelas pessoas. Ele pode conferir se estão legíveis, se não estão em branco, e outros critérios importantes. É muito útil para documentos oficiais, como em campanhas, auditorias e processos formais.
Importante: A habilitação dessa opção é opcional você pode ativá-la apenas quando houver necessidade de validar manualmente as assinaturas.
Como configurar essa opção?
Na hora de criar o documento, marque a opção Habilitar validação do documento assinado. A partir daí, todas as assinaturas precisam ser avaliadas pelo administrador, que poderá aprovar ou reprovar cada uma.
Importante: Assinaturas feitas antes da ativação dessa opção serão consideradas automaticamente aprovadas. Só as assinaturas feitas depois vão precisar passar pela avaliação manual.
Como aprovar ou reprovar um documento assinado:
Aprovar: O status da assinatura será atualizado automaticamente de Aguardando aprovação para Aprovado.
Reprovar: Será exibido um campo obrigatório para preenchimento do motivo da reprovação. Observação: O motivo inserido ficará visível tanto para o usuário administrador quanto para a Pessoa.
Quando uma assinatura é reprovada, a pessoa recebe uma notificação automática, que já vem ativada por padrão.
Essa notificação contém o link Visualizar Documento Reprovado. Ao clicar, a pessoa será direcionada para a tela de visualização do documento assinado que foi reprovado.
No topo da tela, será exibido o motivo da reprovação.
Ainda nessa tela, o colaborador encontrará o botão Ler e assinar, que permite revisar o conteúdo, realizar as correções necessárias e reenviar a assinatura para uma nova avaliação.
Observação: Ao habilitar essa opção em um documento, os usuários administradores passarão a receber uma notificação automática com uma lista dos colaboradores que já assinaram e cujas assinaturas estão aguardando aprovação.
Essa funcionalidade é bastante útil para o controle interno. No entanto, caso o administrador considere essa notificação desnecessária, ele pode desabilitá-la apenas para si acessando o menu Meu Perfil.
Importante: essa alteração afeta somente o usuário que realizou a mudança, os demais continuarão recebendo as notificações normalmente, até que façam a mesma alteração.
Aprovação automática do documento por componente
Além da aprovação manual realizada pelo administrador, o sistema permite configurar componentes que aprovam automaticamente o documento quando determinadas condições são atendidas.
Essa funcionalidade está disponível nos componentes:
Caixa de Marcação
Opções
Quando configurada, a aprovação do documento ocorre automaticamente no momento em que o usuário seleciona a opção ou marca o campo definido para essa finalidade, dispensando a necessidade de aprovação manual por um administrador.
Requisito para utilização
Para que a aprovação automática funcione corretamente, é necessário que a versão do documento esteja com a opção "Habilitar validação do documento assinado" ativada.
Configuração no componente Caixa de Marcação
Na seção Componentes, selecione Caixa de Marcação no campo Tipo do Componente.
Clique em Adicionar componente.
Preencha o texto informativo e, se necessário, edite a variável criada automaticamente.
Marque a opção "Aprovar documento ao marcar?".
Salve o componente.
Copie o componente e cole-o no conteúdo do documento.
Salve o documento.
Configuração no componente Opções
Na seção Componentes, selecione Opções no campo Tipo do Componente.
Clique em Adicionar componente.
Edite a variável criada automaticamente, se necessário.
Clique em Adicionar opção e cadastre as opções desejadas.
Na opção que deverá aprovar automaticamente o documento, marque "Aprovar documento ao marcar?".
Salve o componente.
Copie o componente e cole-o no conteúdo do documento.
Salve o documento.
Funcionamento
Após a configuração:
No componente Caixa de Marcação, o documento será aprovado automaticamente quando o usuário marcar o checkbox que possui essa funcionalidade configurada.
No componente Opções, o documento será aprovado automaticamente quando o usuário selecionar a opção que possui essa funcionalidade configurada.
Nesses casos, o status da assinatura será atualizado automaticamente para Aprovado, sem necessidade de análise manual pelo administrador.