Opção de habilitar validação do documento assinado

Essa opção permite que o administrador valide as assinaturas feitas pelas pessoas. Ele pode conferir se estão legíveis, se não estão em branco, e outros critérios importantes. É muito útil para documentos oficiais, como em campanhas, auditorias e processos formais.

Importante: A habilitação dessa opção é opcional você pode ativá-la apenas quando houver necessidade de validar manualmente as assinaturas.

Como configurar essa opção?

Na hora de criar o documento, marque a opção Habilitar validação do documento assinado. A partir daí, todas as assinaturas precisam ser avaliadas pelo administrador, que poderá aprovar ou reprovar cada uma.

Importante: Assinaturas feitas antes da ativação dessa opção serão consideradas automaticamente aprovadas. Só as assinaturas feitas depois vão precisar passar pela avaliação manual.

Como aprovar ou reprovar um documento assinado:

Vá em Menu > Assinatura de Documentos > use os filtros para localizar o documento que deseja > clique no botão Histórico de Assinaturas > selecione o ícone da lupa para visualizar o documento assinado > no final da tela de visualização, clique em Aprovar ou Reprovar, conforme necessário.

Aprovar: O status da assinatura será atualizado automaticamente de Aguardando aprovação para Aprovado.

Reprovar: Será exibido um campo obrigatório para preenchimento do motivo da reprovação. Observação: O motivo inserido ficará visível tanto para o usuário administrador quanto para a Pessoa.

Quando uma assinatura é reprovada, a pessoa recebe uma notificação automática, que já vem ativada por padrão.
Essa notificação contém o link Visualizar Documento Reprovado. Ao clicar, a pessoa será direcionada para a tela de visualização do documento assinado que foi reprovado.

No topo da tela, será exibido o motivo da reprovação.
Ainda nessa tela, o colaborador encontrará o botão Ler e assinar, que permite revisar o conteúdo, realizar as correções necessárias e reenviar a assinatura para uma nova avaliação.

Observação: Ao habilitar essa opção em um documento, os usuários administradores passarão a receber uma notificação automática com uma lista dos colaboradores que já assinaram e cujas assinaturas estão aguardando aprovação.
Essa funcionalidade é bastante útil para o controle interno. No entanto, caso o administrador considere essa notificação desnecessária, ele pode desabilitá-la apenas para si acessando o menu Meu Perfil.

Importante: essa alteração afeta somente o usuário que realizou a mudança, os demais continuarão recebendo as notificações normalmente, até que façam a mesma alteração.

Aprovação automática do documento por componente

Além da aprovação manual realizada pelo administrador, o sistema permite configurar componentes que aprovam automaticamente o documento quando determinadas condições são atendidas.

Essa funcionalidade está disponível nos componentes:

• Caixa de Marcação

• Opções

Quando configurada, a aprovação do documento ocorre automaticamente no momento em que o usuário seleciona a opção ou marca o campo definido para essa finalidade, dispensando a necessidade de aprovação manual por um administrador.

Requisito para utilização

Para que a aprovação automática funcione corretamente, é necessário que a versão do documento esteja com a opção "Habilitar validação do documento assinado" ativada.

Configuração no componente Caixa de Marcação

1. Na seção Componentes, selecione Caixa de Marcação no campo Tipo do Componente.

2. Clique em Adicionar componente.

3. Preencha o texto informativo e, se necessário, edite a variável criada automaticamente.

4. Marque a opção "Aprovar documento ao marcar?".

5. Salve o componente.

6. Copie o componente e cole-o no conteúdo do documento.

7. Salve o documento.

Configuração no componente Opções

1. Na seção Componentes, selecione Opções no campo Tipo do Componente.

2. Clique em Adicionar componente.

3. Edite a variável criada automaticamente, se necessário.

4. Clique em Adicionar opção e cadastre as opções desejadas.

5. Na opção que deverá aprovar automaticamente o documento, marque "Aprovar documento ao marcar?".

6. Salve o componente.

7. Copie o componente e cole-o no conteúdo do documento.

8. Salve o documento.

Funcionamento

Após a configuração:

• No componente Caixa de Marcação, o documento será aprovado automaticamente quando o usuário marcar o checkbox que possui essa funcionalidade configurada.

• No componente Opções, o documento será aprovado automaticamente quando o usuário selecionar a opção que possui essa funcionalidade configurada.

Nesses casos, o status da assinatura será atualizado automaticamente para Aprovado, sem necessidade de análise manual pelo administrador.