Cadastrando um documento de assinatura
Para criar um novo documento, acesse o menu Assinatura de Documentos > botão “Inserir”.
Informações Básicas
- Nome: Insira o nome do documento
- Descrição: Adicione informações relevantes sobre o documento, visíveis apenas para os administradores.
- Orientações para as Pessoas: Insira informações sobre o documento, como seu propósito e orientações de preenchimento. Estas serão exibidas para as pessoas/alunos.
- Dias para Renovação do Documento: Indique, se necessário o número de dias para a renovação do documento. Isso determinará a data de renovação após a assinatura, permitindo uma nova assinatura após o período especificado. Caso não tenha renovação, preencha com 0.
- Assinatura em qualquer momento: Selecione essa opção para permitir que o documento seja assinado a qualquer momento. Caso essa opção não seja selecionada, o documento só poderá ser assinado uma única vez.
A escolha entre habilitar ou desabilitar a opção dependerá das necessidades específicas do processo ou transação envolvida, oferecendo uma abordagem personalizável para gerenciar o fluxo de assinaturas de documentos. - Ativo: mantenha o campo marcado para manter o documento ativo.
Configuração de Regras de Acesso de Pessoas ao Documento
Selecione uma ou mais regras para conceder o acesso das pessoas ao documento. Se alguma pessoa não tiver acesso, certifique-se de que ela está incluída nas regras estabelecidas. Importante lembrar que a inserção de regra(s) é obrigatória, portanto você não conseguirá gravar o documento se não inserir no mínimo uma regra.
Se o documento deve ser acessível a todos, selecione uma regra universal que vincule todas as pessoas. Em caso de dúvidas sobre a criação de uma regra universal, entre em contato com o suporte do sistema
Conclua as configurações clicando no botão “Salvar”.
Após salvar o formulário de configurações, o administrador será direcionado a tela de elaboração do documento.
- Aba “Dados Gerais”
Gerenciamento de Versão do Documento
- Versão: Preenchida automaticamente pelo sistema.
- Curso pré-requisito: Escolha esta opção se for necessário um treinamento antes da assinatura. O documento só será disponibilizado após a conclusão bem-sucedida do treinamento associado.
- Assinatura obrigatória do documento: O usuário deverá assinar o documento para continuar utilizando o sistema. Enquanto a assinatura não for concluída, a navegação pelos demais menus da plataforma ficará indisponível. Quando houver um curso pré-requisito, o documento só será disponibilizado após a conclusão bem-sucedida do treinamento associado.
- Ativa: Mantenha o campo assinalado para manter o documento ativo para uso.
Clique no botão “Salvar” para confirmar as configurações da versão do documento.
2. Aba “Português”
Documento
No campo de texto, insira o conteúdo do documento que será lido e assinado pela pessoa. Utilize as variáveis globais e os componentes localizados à direita da tela. As variáveis globais são elementos padrões para preenchimento automático do sistema, enquanto os componentes são campos com instruções específicas para o usuário preencher no documento.
Conferência e Edição de Componentes no Documento: O sistema disponibiliza recursos para visualizar, editar e excluir componentes configurados no texto dos documentos.
Antes da primeira assinatura:
Edição de componentes: Durante a criação do documento e inserção do primeiro componente, localize a variável desejada e clique no ícone lápis (Editar), localizado ao lado do componente, para:
- Confirmar se a configuração está correta, por exemplo: verificar se está marcada como obrigatória ou não.
- Alterar a configuração da variável.
Exclusão de componentes: Para remover um componente, utilize o ícone lixeira (Excluir).
Depois de concluir a inserção do texto, clique no botão “Salvar Documento” para finalizar o processo.
Após a primeira assinatura do documento:
- Não é possível editar ou excluir variáveis.
- É possível apenas consultar as configurações (incluindo a obrigatoriedade) por meio da opção Visualizar, representada pelo ícone de olho.
Atenção: caso um componente marcado como obrigatório não esteja inserido no conteúdo do documento, o sistema permitirá a assinatura normalmente, desconsiderando esse componente.
Versões do Documento
O administrador possui a capacidade de inserir uma nova versão do documento a partir do momento em que um usuário assinar pela primeira vez o documento. Após a inserção, a versão anterior será desativada, e a nova versão ficará disponível para assinatura por todos os usuários, inclusive aqueles que já assinaram a versão anterior.
Para inserir uma nova versão, acesse o menu “Assinatura de Documentos”, botão “Editar”. No final da página, na seção “Versões do Documento”, estará habilitado o botão “Inserir Nova Versão”. O mesmo conteúdo do documento na versão anterior estará disponível na nova versão, permitindo as alterações necessárias.
Uma vez que a primeira assinatura tenha sido realizada, o documento só poderá ter os campos “Curso pré-requisito” e “Assinatura obrigatória do documento” editados pelo administrador. Caso algum usuário já tenha assinado o documento, o mesmo não será prejudicado com a edição destes campos, ou seja, apenas os usuários que ainda não assinaram o documento serão atingidos pela alteração.